Asianhallinta ja arkistointi

Asianhallintaa kunnassa määrittelevät EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU) sekä tietosuojalaki (1050/2018). Asia- ja asiakirjahallinnan rekisterin rekisterinpitäjänä toimii Hausjärven kunnanhallitus. Hausjärven kunnan käytössä ovat sähköiset asianhallinta- ja arkistointijärjestelmät.

Tietojen käsittely asianhallinnan ja arkistoinnin tietojärjestelmissä

Henkilötietoja käsitellään siihen liittyvien keskeisen lainsäädännön, julkisuuslaki (621/1999) ja kuntalaki (410/2015), velvoitteiden mukaisesti. Rekisterissä hoidetaan vireille tulleiden asioiden kirjaaminen, käsittelyn seuranta, asioihin liittyvien sähköisten asiakirjojen sekä toimielin- ja viranhaltijapäätösten hallinta, tietopalvelu sekä  asiakirjojen arkistointi. Tiedot saadaan asianosaisilta itseltään, vireille panijalta, lausunnonantajalta, yhteisöiltä ja viranomaisilta, asian käsittelijältä, sopimuskumppanilta sekä luottamushenkilöiltä.

Rekisteri sisältää vireille tulleisiin, käsiteltäviin ja päätettyihin asioihin liittyviä tietoja. Päätöksistä tieto lähtee asianosaisille. Lisäksi kuntalain toimielimien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan yleisessä tietoverkossa esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista. Viranhaltijapäätökset julkaistaan kunnan verkkosivuilla Kuntalain (410/2015) mukaisesti. Osa rekisterin sisällöstä on salassa pidettävää ja sen käsittely perustuu lakiin (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, § 24) sekä erityslainsäädännön salassapitovelvoitteet).Tietoja ei luovuteta eteenpäin asianhallintajärjestelmästä suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin eikä myöskään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Säilytysajat

Asianhallintajärjestelmään sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan. Säilytysaikoja määrittelevät Kansallisarkiston määräykset sekä Kuntaliiton suositukset.

Asianhallinta- ja arkistointijärjestelmien tietosuoja

Asianhallinnan ja sähköisen arkiston tietoja käsittelevät ainoastaan Hausjärven kunnan hallinnon työntekijät ja sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

Asianhallintajärjestelmän suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia. Asianhallinta- ja arkistointijärjestelmien toimittajan kanssa on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on järjestetty pääsynhallinta.

 

Hausjärven kunnan tietosuojakäytännöistä löydät enemmän tietoa tästä linkistä.

Essi Linnalaakso

Hallintosuunnittelija